Skip to Content

Digitalizacija obrazaca i kontrolnih lista u proizvodnji hrane


Klijent i kontekst


Broj zaposlenika:
≈ 25

Industrija:
Prehrambena - 
proizvodno poduzeće

Područje:
Slavonija

Budući da se radi o proizvodnji hrane, uredno vođenje dokumentacije važan je dio svakodnevnog poslovanja.


Digitalizacija obrazaca i kontrolnih lista u proizvodnji hrane


Klijent i kontekst


Broj zaposlenika:
≈ 25

Industrija:
Prehrambena - 
proizvodno poduzeće

Područje:
Slavonija

Budući da se radi o proizvodnji hrane, uredno vođenje dokumentacije važan je dio svakodnevnog poslovanja.


Problem

Papirnate evidencije, ručni rad i podaci razbacani po registratorima

Klijent je proizvodna firma iz prehrambene industrije s oko 20–25 zaposlenika. Zbog prirode posla morali su redovno voditi velik broj kontrolnih evidencija — od zapisa o čišćenju, higijeni i temperaturama do prijema sirovina, otpreme robe, kontrole metal detektora i težine proizvoda.

Ukupno se radilo o više od 10 vrsta obrazaca koji su se popunjavali dnevno, tjedno ili mjesečno. Sve se vodilo ručno, na papiru, što je značilo puno administracije, fizičke arhive, registratora i prostora za pogreške.

Najveći problem nije bio samo u količini papira, nego u tome što podaci nisu bili dostupni na jednom mjestu. Ako je trebalo pronaći stariji zapis, provjeriti unos ili pripremiti dokumentaciju za kontrolu, sve je ovisilo o papirnatoj arhivi i ručnom pretraživanju.

Što smo napravili

Postojeće obrasce pretvorili smo u jednostavan digitalni proces

Klijent nam je dostavio postojeće obrasce u Word formatu. Prije izrade aplikacije prošli smo svaki obrazac i njegovu stvarnu logiku: tko ga popunjava, koliko često, koji se podaci unose i kako konačni dokument mora izgledati.

Cilj nije bio mijenjati njihov način rada iz temelja, nego digitalizirati ono što već rade — tako da zaposlenicima bude jednostavnije, a da dokumenti i dalje izgledaju poznato i službeno.

Za unos podataka izradili smo Power Apps aplikacije prilagođene korištenju na mobitelu. Zaposlenici tako mogu ispuniti obrazac direktno tamo gdje posao nastaje — u proizvodnji, skladištu ili prostoru kontrole.

Svi uneseni podaci spremaju se u SharePoint liste, čime je papirnata arhiva zamijenjena jednom centralnom digitalnom bazom. Nakon toga smo kroz Power Automate povezali unesene podatke s automatskim generiranjem gotovih obrazaca.

Korisnik u aplikaciji pritisne “Verificiraj i ispiši”, a sustav automatski šalje popunjeni obrazac na e-mail. Obrazac zadržava izgled originalnog Word dokumenta, pa ga korisnik može isprintati, spremiti kao PDF ili arhivirati prema potrebi.

Rezultat

Više od 10 evidencija dostupnih digitalno, na jednom mjestu

Klijent je dobio digitaliziran proces za više od 10 redovnih proizvodnih i kontrolnih obrazaca.

Umjesto ručnog popunjavanja papira i spremanja u registratore, zaposlenici podatke unose preko mobitela, a sustav ih sprema u SharePoint i automatski priprema gotov dokument za ispis ili arhivu.

Time je zadržan poznati oblik obrazaca, ali je uklonjen velik dio ručnog rada oko popunjavanja, prepisivanja, traženja i fizičke pohrane dokumentacije.

Za odgovorne osobe to znači bolji pregled nad evidencijama, lakše pronalaženje podataka i sigurniju pripremu dokumentacije kada je potrebno dokazati da su kontrole redovno provedene.

Zaključak

Manje papira, jednostavniji rad i sigurnija kontrola evidencija

Ovo nije bila samo izrada aplikacije, nego praktično spuštanje digitalizacije u svakodnevni rad proizvodnje.

Zadržali smo obrasce koje je klijent već poznavao, maknuli papir iz procesa gdje god je to imalo smisla i povezali unos, pohranu i generiranje dokumenta u jedan jednostavan tok.

Rezultat je proces u kojem zaposlenik unese podatke na mobitelu, a firma dobije uredno spremljen zapis i gotov obrazac — bez nepotrebnog traženja po registratorima.

Problem

Papirnate evidencije, ručni rad i podaci razbacani po registratorima

Klijent je proizvodna firma iz prehrambene industrije s oko 20–25 zaposlenika. Zbog prirode posla morali su redovno voditi velik broj kontrolnih evidencija — od zapisa o čišćenju, higijeni i temperaturama do prijema sirovina, otpreme robe, kontrole metal detektora i težine proizvoda.

Ukupno se radilo o više od 10 vrsta obrazaca koji su se popunjavali dnevno, tjedno ili mjesečno. Sve se vodilo ručno, na papiru, što je značilo puno administracije, fizičke arhive, registratora i prostora za pogreške.

Najveći problem nije bio samo u količini papira, nego u tome što podaci nisu bili dostupni na jednom mjestu. Ako je trebalo pronaći stariji zapis, provjeriti unos ili pripremiti dokumentaciju za kontrolu, sve je ovisilo o papirnatoj arhivi i ručnom pretraživanju.

Što smo napravili

Postojeće obrasce pretvorili smo u jednostavan digitalni proces

Klijent nam je dostavio postojeće obrasce u Word formatu. Prije izrade aplikacije prošli smo svaki obrazac i njegovu stvarnu logiku: tko ga popunjava, koliko često, koji se podaci unose i kako konačni dokument mora izgledati.

Cilj nije bio mijenjati njihov način rada iz temelja, nego digitalizirati ono što već rade — tako da zaposlenicima bude jednostavnije, a da dokumenti i dalje izgledaju poznato i službeno.

Za unos podataka izradili smo Power Apps aplikacije prilagođene korištenju na mobitelu. Zaposlenici tako mogu ispuniti obrazac direktno tamo gdje posao nastaje — u proizvodnji, skladištu ili prostoru kontrole.

Svi uneseni podaci spremaju se u SharePoint liste, čime je papirnata arhiva zamijenjena jednom centralnom digitalnom bazom. Nakon toga smo kroz Power Automate povezali unesene podatke s automatskim generiranjem gotovih obrazaca.

Korisnik u aplikaciji pritisne “Verificiraj i ispiši”, a sustav automatski šalje popunjeni obrazac na e-mail. Obrazac zadržava izgled originalnog Word dokumenta, pa ga korisnik može isprintati, spremiti kao PDF ili arhivirati prema potrebi.

Rezultat

Više od 10 evidencija dostupnih digitalno, na jednom mjestu

Klijent je dobio digitaliziran proces za više od 10 redovnih proizvodnih i kontrolnih obrazaca.

Umjesto ručnog popunjavanja papira i spremanja u registratore, zaposlenici podatke unose preko mobitela, a sustav ih sprema u SharePoint i automatski priprema gotov dokument za ispis ili arhivu.

Time je zadržan poznati oblik obrazaca, ali je uklonjen velik dio ručnog rada oko popunjavanja, prepisivanja, traženja i fizičke pohrane dokumentacije.

Za odgovorne osobe to znači bolji pregled nad evidencijama, lakše pronalaženje podataka i sigurniju pripremu dokumentacije kada je potrebno dokazati da su kontrole redovno provedene.

Zaključak

Manje papira, jednostavniji rad i sigurnija kontrola evidencija

Ovo nije bila samo izrada aplikacije, nego praktično spuštanje digitalizacije u svakodnevni rad proizvodnje.

Zadržali smo obrasce koje je klijent već poznavao, maknuli papir iz procesa gdje god je to imalo smisla i povezali unos, pohranu i generiranje dokumenta u jedan jednostavan tok.

Rezultat je proces u kojem zaposlenik unese podatke na mobitelu, a firma dobije uredno spremljen zapis i gotov obrazac — bez nepotrebnog traženja po registratorima.